Les problèmes de qualité des produits peuvent être très pénibles à gérer, mais une chose est sûre : les problèmes de qualité sont inévitables, quelle que soit l'expérience de votre fournisseur. Savoir comment les résoudre est donc une compétence qui mérite d'être acquise. Bien sûr, certains problèmes seront plus importants que d'autres, mais les aborder avec détermination et patience est la meilleure façon de procéder. Lisez la suite pour savoir comment aborder les problèmes de qualité avec votre fournisseur, et n'oubliez pas de télécharger notre liste de contrôle gratuite.
Aidez votre fournisseur à vous aider en lui fournissant un compte rendu détaillé et précis des défauts de qualité. Le numéro du bon de commande et le nombre total de marchandises endommagées sont des données essentielles à mentionner. Évaluez la situation le mieux possible. Le problème semble-t-il lié à la production ou les marchandises ont-elles pu être endommagées pendant le transport ? Prenez des photos à des fins de documentation et pour les envoyer à votre fournisseur. Pour obtenir une liste complète des informations à fournir, téléchargez une liste de contrôle ici.
Conseil supplémentaire : Créez un formulaire pour saisir les informations relatives aux problèmes de qualité et les envoyer à votre fournisseur. Cela permettra de normaliser le processus et de s'assurer que toutes les bases sont couvertes en cas de problèmes de qualité actuels ou futurs. Une collecte structurée des données vous permettra également d'identifier plus facilement les tendances parmi les catégories de produits, les lots ou les fournisseurs spécifiques.
Dès la découverte d'un problème de qualité d'un produit, commencez par rassembler les informations mentionnées ci-dessus, puis alertez immédiatement votre fournisseur. Il s'agit certes d'une évidence, mais comment votre fournisseur peut-il résoudre le problème s'il est laissé dans l'ignorance ? Agissez rapidement, mais avec patience (c'est parfois la partie la plus difficile). Avant de vous énerver sur les retombées potentielles d'un défaut de qualité, rappelez-vous que les défauts sont inévitables, même lorsque vous travaillez avec un fabricant expérimenté et de grande qualité. Soyez assuré que plus vite vous signalerez le problème, plus vite il sera résolu.
Conseil supplémentaire: veillez à ce que tous les services concernés (en interne, ainsi que votre fournisseur) soient alertés d'urgence du problème afin qu'il ne s'étende pas plus profondément. Par exemple, si un lot de marchandises s'avère défectueux, le service logistique doit être informé qu'il doit suspendre toutes les expéditions en attente de cet article en provenance de l'usine et de votre entrepôt national, jusqu'à ce que d'autres inspections puissent être effectuées.
Même si vous ne pensez pas qu'il est de votre responsabilité de proposer des solutions à un problème que vous considérez comme relevant de la responsabilité de votre fournisseur, cette démarche peut s'avérer extrêmement payante. Vous pouvez éventuellement proposer une solution qu'il n'avait pas encore envisagée. À tout le moins, vous pouvez offrir une perspective différente en tant que personne connaissant bien le produit, mais assise de l'autre côté de la table. Donner un coup de main est également plus susceptible d'accélérer le processus et de remettre les choses sur la bonne voie.
Conseil supplémentaire : vos équipes d'ingénieurs et celles de votre fournisseur doivent collaborer à la résolution des problèmes afin de trouver la meilleure solution pour toutes les parties, tout en gardant à l'esprit qu'il peut y avoir certaines limites. Par exemple, si vous travaillez avec un fournisseur chinois dont les marges sont faibles, une solution moins coûteuse peut être préférée. Gardez l'esprit ouvert et travaillez ensemble pour trouver une solution qui convienne à tout le monde.
Les problèmes de qualité des produits ne disparaîtront jamais, mais ils peuvent être plus faciles à gérer si vous disposez d'une stratégie pour les résoudre correctement. Suivez nos conseils et téléchargez la liste de contrôle gratuite ci-dessous pour partir du bon pied. Qui sait, avec un peu de pratique, vous pourriez aider votre fournisseur à résoudre des problèmes de qualité profondément enracinés et améliorer votre produit à long terme. N'oubliez pas de mettre l'accent sur la collaboration et le partenariat. Aidez-vous mutuellement à progresser vers une stratégie d'amélioration continue. Après tout, votre objectif est commun : un produit de qualité au bon prix et au bon moment.