Avantages de l'utilisation d'un programme d'inventaire géré par le fournisseur

Vous cherchez des moyens de réduire les coûts, de rationaliser les commandes et de vous assurer que vous ne manquerez jamais de produits. N'est-ce pas le cas de tout le monde ?

L'une des solutions pourrait être l'adoption d'un système de gestion des stocks par le fournisseur (Vendor-Managed Inventory - VMI), un accord entre votre entreprise et votre fournisseur pour le réapprovisionnement automatique des stocks. Au fond, c'est assez simple : Votre fournisseur surveille vos stocks à l'aide de ses propres employés ou reçoit des informations sur les stocks de votre part, en tant que client. Le stock est réapprovisionné automatiquement, sans que le client n'ait à intervenir. Ça a l'air plutôt sympa, non ? Si elle est bien menée, et pour le bon client, la VMI peut être une situation gagnant-gagnant pour vous et votre fournisseur.

Vous pensez peut-être que votre entreprise est trop petite pour bénéficier de systèmes de gestion des stocks. Ce n'est pas le cas. La VMI a plus à voir avec les délais de livraison qu'avec la taille de votre entreprise. Parlez-en à votre fournisseur. En analysant les UGS dans plusieurs catégories, votre fournisseur peut créer des conteneurs pour réduire le stock global et augmenter la fréquence des achats, ce qui vous permet de maximiser les économies. Votre fournisseur peut vous aider à prendre de meilleures décisions d'achat, notamment à gérer les coûts en réduisant les hausses et les baisses de stock.

Avantages d'un programme degestion des stockspar le fournisseur

1 | Des stocks allégés

Dans le monde des affaires, les flux de trésorerie et les niveaux de stocks vont de pair. Il est frustrant de voir la poussière s'accumuler sur des produits à faible rotation dans votre entrepôt. Dans le cas d'un programme VMI, votre fournisseur prend en charge le fardeau des liquidités et des stocks immobilisés. Vous indiquez à votre fournisseur les produits dont vous avez besoin et à quel moment, et il vous les livrera juste à temps. Bien entendu, certains détails doivent être réglés. Les deux parties établissent un accord détaillé avec des conditions clairement définies telles que les périodes de rétention des stocks, les délais de livraison, les conditions de paiement, etc.

En outre, votre programme de gestion des stocks peut vous aider à planifier les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, telles que les fermetures liées au Nouvel An chinois.

2 | Réduction des coûts d'exploitation

Maintenant que quelqu'un d'autre gère vos stocks, vous pouvez libérer le capital nécessaire pour payer l'espace ou le personnel. Vous fournirez à votre fournisseur l'historique de vos ventes et la quantité de stocks que vous avez habituellement en main. Il utilisera ces données pour prévoir votre demande et établir un plan comprenant la quantité et la fréquence des commandes. Vous passez les commandes en fonction de ses suggestions ou vous l'autorisez à commander en votre nom, sur la base du plan proposé. En général, une fois que les marchandises sont prêtes, elles sont expédiées à l'entrepôt de votre fournisseur ou à un autre site 3PL jusqu'à ce que vous envoyiez une libération de stock.

3 | Relations plus étroites avec les fournisseurs

Vous vous êtes peut-être rendu compte qu'un programme de gestion des stocks par le fournisseur exige un degré élevé de confiance entre vous et votre fournisseur. Cette confiance permet de développer un véritable partenariat qui se traduit pour vous par une réduction des coûts et une amélioration de l'efficacité, tout en aidant votre fournisseur à gérer ses besoins de fabrication et à atténuer les fluctuations imprévues de la demande saisonnière et les évolutions du marché. Grâce à ce type d'informations, votre fournisseur dispose de votre produit au moment où vous en avez le plus besoin.

Vous pensez donc que le VMI pourrait être un excellent outil pour votre entreprise. Quelle est la prochaine étape ?

Mise en place et maintien d'un programme VMIréussi

S'agit-il d'une bonne solution ?

Posez-vous les questions suivantes pour déterminer si l'IMV convient à votre entreprise :

• Vos ventes représentent-elles un pourcentage suffisamment important du chiffre d'affaires de ce fournisseur pour justifier une prise de risque plus importante ?
• Vos ventes sont-elles régulières ? Ou très saisonnières ? Ou sont-elles essentiellement réalisées à la commande ?
• Votre fournisseur est-il capable de s'adapter rapidement aux changements de vos prévisions ?
• Votre fournisseur dispose-t-il du personnel qualifié, des systèmes informatiques appropriés et de l'espace d'entreposage nécessaire pour gérer vos stocks de manière adéquate ?

Si vous répondez par l'affirmative à ces questions, entamez une conversation avec votre fournisseur pour savoir s'il propose des services VMI et si votre entreprise remplit les conditions requises.

Clarifier les attentes dès le départ

Il y a des avantages et des risques pour vous comme pour votre fournisseur. Clarifiez vos attentes par des discussions ouvertes et approfondies. La transparence et la confiance, ainsi qu'une bonne compréhension de ce qu'implique un programme VMI, augmenteront vos chances de réussite. Posez des questions :

• Qu'est-ce que chaque partie attend de cet accord ?
• Quels sont les obstacles à surmonter avant la mise en œuvre ?
• Quel est le délai raisonnable pour la mise en œuvre ?
• De combien de mois de stock de sécurité le fournisseur doit-il disposer à tout moment ?
• Existe-t-il des délais d'écoulement des stocks (30, 60, 90, 120 jours) ?
• Quelle partie assume la responsabilité des articles à rotation lente ?
• Les coûts de manutention, de stockage et de transport seront-ils facturés séparément ou intégrés dans le prix unitaire ?
• Quelle sera l'incidence sur la trésorerie de chaque partie ?

Ne minimisez pas le dernier point. Ce qui se passe généralement, c'est que le fournisseur possède les stocks pendant une période plus longue et qu'il supporte donc un risque de stock plus important (il immobilise des liquidités). Le fournisseur doit décider si ce risque est un compromis raisonnable.

Établir un transfert d'informations sans heurts

Écoutez-moi bien : La qualité d'un programme VMI dépend de la qualité de l'échange d'informations. Pour que le fournisseur puisse maintenir efficacement les marchandises dans le pipeline et gérer correctement les stocks, il doit avoir une visibilité totale sur vos ventes et vos niveaux de stocks. Voici quelques points à garder à l'esprit :

• Le fournisseur a besoin de prévisions quotidiennes ou hebdomadaires de la part du client
• Les ventes réelles et le stock actuel valent mieux qu'une prévision (pas de suppositions).
• Le fournisseur peut planifier les changements à venir ou les pics saisonniers de la demande.
• Le fournisseur doit fournir des rapports sur l'état des commandes afin que le client puisse consulter les informations en temps réel.
• L'objectif ultime est la transparence de part et d'autre.

Intégrer les systèmes partout où c'est possible

Je le répète : l'échange d'informations est essentiel à la réussite d'un programme VMI. Bien que les données puissent être échangées et gérées manuellement à petite échelle ou pour une courte période, il ne s'agit pas d'un mode de fonctionnement durable. L'utilisation et la liaison de systèmes d'échange de données informatisées (EDI) constituent la meilleure solution, et il convient donc d'en faire une priorité dans la mesure du possible. Voici quelques avantages de l'intégration informatique :

• Réduction du nombre de feuilles de calcul
• Moins de risques de confusion ou de malentendus
• Le vendeur peut accéder à des informations et à des rapports en temps réel pour vérifier l'état des stocks et des commandes.
• Plus grande fiabilité

Garder les lignes de communication ouvertes

La cause la plus fréquente d'échec est une rupture de communication. Les deux parties doivent avoir la volonté et la capacité de maintenir les lignes de communication ouvertes. L'objectif étant de former un partenariat mutuellement bénéfique, vous devez être sur la même longueur d'onde.

Par exemple, votre fournisseur doit tenir compte des arrêts de production liés au Nouvel An chinois lors de la planification de vos stocks. S'il ne vous communique pas l'impact du Nouvel An chinois et son plan pour maintenir une chaîne d'approvisionnement ininterrompue, vous risquez d'être laissé dans l'ignorance et de vous retrouver en mauvaise posture si vous avez soudainement besoin d'un afflux de marchandises pendant la période d'arrêt de la production. D'autres exemples montrent qu'une communication ouverte est particulièrement importante :

• Si la demande change et que les marchandises doivent être expédiées ou stockées pendant une période plus longue
• Si une commande est en retard ou s'il y a une autre perturbation dans la chaîne d'approvisionnement
• En cas de circonstances atténuantes et si le client a besoin de conditions flexibles pour une période de temps déterminée (par exemple, un délai d'attente prolongé de 60 à 90 jours).

Voilà pour les stocks gérés par le fournisseur. Peut-être qu'après avoir répondu à ces questions pour vous-même, vous êtes prêt à en poser à votre fournisseur. Qui sait ? L'IMV est peut-être l'outil qui vous permettra de faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure.