L'amélioration continue est un objectif que toutes les entreprises devraient viser, mais que beaucoup considèrent comme un concept abstrait. Pour atteindre un niveau d'amélioration continue, il faut mettre en place un plan - quelque chose que l'on peut mettre sur papier, exécuter, évaluer et répéter.
Qu'est-ce que le cycle PDCA ?
Première étape : planifier
Commencez par définir le problème et identifier la cause première en utilisant les 5 raisons, une technique mise au point dans les années 1930 par Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota Industries, et qui est toujours utilisée par Toyota aujourd'hui. Si le problème est trop complexe, il peut être nécessaire d'adopter une approche plus approfondie (comme les diagrammes cause-effet).
Voici un exemple d'utilisation des 5 pourquoi :
Problème : Votre client a reçu sa commande deux semaines plus tard que vous ne l'aviez promis.
- Pourquoi? la production a été retardée en Chine.
- Pourquoi ? L'usine a reçu les boulons dont elle avait besoin deux semaines plus tard que prévu.
- Pourquoi? le fournisseur de boulons n'avait pas les matériaux nécessaires à temps.
- Pourquoi ? l 'entreprise a eu des difficultés à se procurer l'acier nécessaire à la fabrication des boulons.
- Pourquoi ? leur responsable de l'approvisionnement est nouveau et inexpérimenté.
Contre-mesure :Vous devez trouver un deuxième fournisseur de boulons qui soit fiable.
N'oubliez pas de tout baser sur des faits concrets plutôt que sur des spéculations ou des suppositions. Fixez des objectifs SMART pour votre plan. Dans l'exemple ci-dessus, votre objectif pourrait être de qualifier un fournisseur de boulons secondaires dans la province de Guangdong en Chine dans un délai de 30 jours.
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Deuxième étape : faire
Maintenant que vous avez défini votre problème et trouvé la cause première, il est temps de réfléchir à des solutions potentielles. Une fois les options présentées, déterminez celle qui vous semble la plus pratique. Testez-la à petite échelle (ne la mettez pas complètement en œuvre). Considérez la phase "faire" comme la phase "tester".
Exemple : Pour reprendre le scénario ci-dessus, vous devez trouver un fournisseur de boulons à Guangdong, en Chine, dans les 30 prochains jours. Votre bureau est situé aux États-Unis. Vous avez identifié trois options : 1) trouver un fournisseur en ligne, 2) envoyer votre responsable du sourcing en Chine pour trouver un fournisseur ou 3) engager un agent de sourcing en Chine pour trouver un fournisseur en votre nom. Vous devez évaluer les coûts et les risques de chaque option.
- Quel est votre budget ?
- Quelle option vous permettra de qualifier avec succès un nouveau fournisseur en 30 jours ?
- Quels sont vos critères de qualification du nouveau fournisseur ?
- Qui établira le contrat ?
Troisième étape : Vérifier
Cette étape peut également être appelée phase d'"étude" (comme dans le cycle de Deming). Évaluez les résultats de la solution pilote. Si vous constatez que des améliorations sont possibles, apportez les changements nécessaires et répétez les phases "faire" et "vérifier" jusqu'à ce que vous estimiez être parvenu à une solution complète.
Exemple: Vous avez décidé d'engager un agent d'approvisionnement en Chine pour localiser et qualifier un fournisseur secondaire de boulons en votre nom. Vous devez déterminer s'il s'agit de la meilleure option.
- L'agent de recherche de fournisseurs a-t-il accompli sa tâche conformément à vos spécifications ?
- Êtes-vous satisfait du temps et de l'argent dépensés ?
- Y a-t-il eu des problèmes ? Quels obstacles ont dû être surmontés ?
- Quels facteurs pourriez-vous modifier pour améliorer le processus ?
- Auriez-vous dû envoyer votre propre responsable du sourcing à la place ? Le coût en aurait-il valu la peine ?
Effectuez une analyse pour répondre à ces questions.
Quatrième étape : Agir
La dernière étape consiste à mettre en œuvre votre solution. Si vous résolvez un problème isolé, félicitations ! Vous avez terminé. Si vous visez une amélioration continue, vous devez répéter le cycle de la première étape : planifier pour trouver d'autres possibilités d'amélioration. Faites mousser, rincez, répétez.
Exemple : Sur la base de votre analyse, vous avez déterminé que si vous devez qualifier rapidement un fournisseur secondaire à l'avenir, il pourrait être intéressant d'envoyer votre responsable du sourcing en Chine au lieu d'engager un agent local. Revenez à l'étape 1 du cycle pour reformuler votre nouveau plan et utiliser les connaissances acquises lors de votre essai pilote pour apporter des améliorations. Lorsque la situation se présente à nouveau, mettez en œuvre votre nouveau plan en suivant le cycle dans son intégralité. Si cela devient votre nouveau processus standard pour qualifier les fournisseurs en cas de coup dur, travaillez en permanence pour identifier les points faibles et les possibilités d'amélioration afin de perfectionner le processus.
4 Avantages de l'utilisation du PDCA
- Fournit une méthode normalisée d 'amélioration continue qui peut être utilisée par les employés de n'importe quel service pour résoudre des problèmes nouveaux ou récurrents.
- évite de perdre du temps à mettre en œuvre des solutions inefficaces ou de qualité inférieure
- Favorise le travail d'équipe grâce au brainstorming et à la résolution de problèmes.
- Peu coûteux - surmonter les obstacles en interne
3 conseils pour une mise en œuvre réussie du PDCA
- L'encadrement supérieur doit être impliqué et considérer le cycle comme une politique obligatoire de changement.
- N'oubliez pas qu'il s'agit d'un plan circulaire et non d'un plan à sens unique.
- Mettre en œuvre dans tous les départements de l'organisation
Ressources supplémentaires
Consultez ces ressources pour en savoir plus sur l'amélioration continue :
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