Rien n'enlève plus de joie à la soumission d'un appel d'offres que de se rendre compte qu'il faudra attendre des semaines de plus que prévu pour obtenir un devis, ou pire, que l'on obtient rapidement un devis, mais qu'il est totalement inexact.
Bien que vous ne puissiez pas contrôler la vitesse ou le niveau de précision avec lesquels un fabricant établit ses devis, vous pouvez prendre certaines mesures lors de la préparation de votre nomenclature afin de réduire les courriels inutiles qui retarderont encore plus votre devis.
La plupart d'entre nous ont cette recette de famille que grand-mère a fini par noter, mais même si elle est suivie à la lettre, elle n'est jamais tout à fait aussi bonne. C'est parce que grand-mère a omis d'inclure quelques ingrédients clés. À l'instar de sa célèbre bolognaise, la nomenclature est votre recette, qui contient toutes les informations nécessaires à la fabrication de votre produit. Plus la nomenclature est détaillée, meilleur est le résultat. Il est probable que vous incluiez déjà les détails minimaux nécessaires, tels que le numéro de pièce, le nom, la quantité, le coût et l'unité de mesure ; il y a quelques éléments que vous n'incorporez peut-être pas et que vous devriez envisager d'ajouter pour donner à votre fabricant les meilleures chances de réussir du premier coup.
Commençons par le plus simple. Les nomenclatures font souvent l'objet de nombreuses itérations. Les exigences changent, les conceptions sont ajustées et votre fabricant doit savoir quel document vous lui avez envoyé est la version la plus récente. Le moyen le plus simple d'y parvenir est d'indiquer dans le nom du fichier la version de la nomenclature ou la date de la dernière révision. Cette tâche peut sembler élémentaire, mais elle permet de s'assurer que le bon document est référencé dans l'ensemble de l'organisation.
Ce point va également vous sembler élémentaire, nous allons donc être brefs. Si vous proposez un PCBA, mentionnez la carte brute dans votre nomenclature. Vous seriez surpris de voir à quel point ce détail est souvent oublié.
De nos jours, trouver les pièces exactes dont vous avez besoin dans la quantité requise relève du parcours du combattant. Nous écrivons sur la pénurie de composants depuis des années, avant la pandémie, mais le COVID-19 a aggravé la situation. S'il est une chose que les acheteurs ont apprise, c'est la valeur de la flexibilité. La probabilité qu'au moins une pièce requise soit indisponible est élevée, c'est pourquoi la liste des alternatives approuvées sur votre nomenclature vous fera gagner beaucoup de temps, à vous et à votre fabricant.
INFORMATIONS SUR L'OUTILLAGE D'OCCASION
Vous passez peut-être d'un fabricant à un autre et avez déjà investi dans l'outillage. Ceux-ci sont coûteux et il serait logique de vouloir réutiliser ce qui existe déjà. Faites savoir à l'avance à votre fournisseur que vous souhaitez utiliser vos outils préexistants. Si possible, communiquez les coordonnées du représentant, et votre nouveau fabricant prendra directement contact avec lui.
AVIS SUR LES PRIX GARANTIS
Si vous avez déjà en stock des pièces pour le projet faisant l'objet du devis et que vous souhaitez les confier à votre fabricant, ou si vous avez obtenu le prix d'une pièce directement auprès de la source, il est préférable de le faire savoir avant que l'équipe ne commence le processus d'établissement du devis. Envisagez de soumettre une lettre d'autorisation (LOA), permettant à votre partenaire de la chaîne d'approvisionnement d'acheter des composants spécifiques à un prix convenu au préalable - souvent inférieur à celui que le fabricant pourrait acheter de son côté. Si vous ne partagez pas ces informations de manière préventive, vous obtiendrez un devis inexact et le temps nécessaire pour recevoir votre devis final sera considérablement allongé.
Lorsque le projet contient des sous-ensembles, il est essentiel d'utiliser une nomenclature en retrait (ou à plusieurs niveaux). Ce type de nomenclature signifie que l'élément parent sera placé le plus à gauche, tandis que chaque niveau indenté en dessous indiquera les composants nécessaires à la création de l'élément parent qui le précède.
Bien que la plupart des gens comprennent ce concept, les clients oublient souvent d'utiliser cette pratique pour les pièces de programme d'un PCBA. Les pièces de programme contiennent généralement l'ébauche, ainsi que le logiciel proprement dit. Dans ce cas, la partie programme doit être de niveau 1, tandis que l'ébauche et le logiciel sont tous deux de niveau 2.
L'utilisation correcte d'une nomenclature à plusieurs niveaux permet non seulement de faciliter l'établissement des devis, mais aussi d'éviter les erreurs et les pertes de temps au cours du processus de fabrication.
Il peut arriver que votre nomenclature contienne des pièces que, pour diverses raisons, vous ne souhaitez pas voir installées. Bien qu'il soit utile d'inclure un commentaire tel que "Ne pas remplir" dans la section des notes de votre nomenclature, cela ne suffit pas. N'oubliez pas que la plupart des fabricants utilisent désormais des logiciels de devis automatisés qui extraient leurs informations directement de la colonne "quantité" de votre feuille de calcul. Toutes les pièces que vous ne souhaitez pas faire chiffrer devront avoir une quantité de "0" pour donner un résultat précis. Si vous ne procédez pas à cet ajustement, le spécialiste des devis devra passer du temps à ajuster manuellement votre document, ce qu'il n'aime généralement pas faire en raison du risque d'erreurs involontaires.
Une nomenclature précise est essentielle à la réussite d'un devis et, en fin de compte, à une expérience de fabrication sans heurts. Des nomenclatures incomplètes sont source de confusion à tous les niveaux de l'organisation, de l'établissement du devis à la production finale en passant par l'ingénierie. Elles peuvent accroître le risque d'erreur, allonger les délais et provoquer un stress inutile, en particulier lorsque la chaîne d'approvisionnement mondiale est chancelante. L'intégration des conseils ci-dessus vous aidera à faire en sorte que votre expérience en matière d'établissement de devis soit positive et transparente.