Le recul est de 20/20. Nous avons tous entendu cet adage. Mais que se passerait-il si la rétrospection pouvait se transformer en prévoyance ?
J'ai récemment entendu parler d'un exercice commercial appelé "premortem". Plutôt que d'examiner un projet qui a échoué pour déterminer ce qui n'a pas fonctionné après coup, les parties prenantes se réunissent avant le lancement pour discuter des choses qui pourraient mal tourner.
Le premortem commence par le responsable qui informe l'équipe que le projet a échoué. Toutes les personnes impliquées notent les raisons de l'échec du projet. Les participants sont encouragés à tout noter, même ce qu'ils n'ont pas l'habitude d'évoquer par crainte de représailles ou de moqueries. Chacune des raisons est lue à haute voix et notée, et le chef de projet examine la liste, à la recherche de moyens de renforcer le plan.
Le résultat, décrit dans un article de la Harvard Business Review, indique que l'approche "prospective rétrospective" offre des avantages qui vont au-delà de la simple identification plus précoce des problèmes potentiels.
Elle réduit également le type d'attitude de type "au diable les torpilles" souvent adoptée par les personnes surinvesties dans un projet", peut-on lire dans l'article. "L'exercice sensibilise également l'équipe à la détection des signes précurseurs de problèmes une fois le projet lancé. En fin de compte, un examen préalable peut être le meilleur moyen d'éviter un examen postérieur douloureux.
C'est exactement ce que des processus de qualité clairement définis visent à faire. Et c'est particulièrement important lorsque vous essayez de maintenir le contrôle de la qualité dans le cadre d'une fabrication à l'étranger. Personne - ni le fabricant sous contrat, ni le client, ni le fournisseur ou le logisticien - ne veut souffrir d'un problème de qualité ou d'un défaut. Cela ralentit tout. Cela coûte du temps, de l'argent et peut même nuire à la réputation. Si nous savons tous que des problèmes de qualité surviendront, quel est le meilleur moyen d'en atténuer l'impact ? Cela commence par poser des questions.
Si vous êtes à la recherche d'un partenaire de fabrication en sous-traitance, demandez-lui comment il gère les problèmes de qualité. Il doit disposer d'une procédure étape par étape, voire d'un calendrier de résolution. S'il se dérobe ou dit "nous traverserons ce pont si nous y arrivons", considérez cela comme un signal d'alarme et continuez à chercher. Si vous fabriquez à l'étranger, visitez les lieux en personne. Cela vous permettra de mieux connaître les personnes qui fabriquent votre produit.
Le contrôle de la qualité ne commence pas lorsqu'il y a un problème. Vous devez savoir quoi faire avant d' ouvrir une boîte contenant des pièces défectueuses. Voyons ce qu'il faut faire avant qu'un problème ne survienne, puis nous examinerons rapidement les mesures à prendre en cas de problème de qualité.
Chaque projet de développement de produit comprend un plan visant à garantir la fabrication d'un produit de haute qualité, encore et encore. Les exigences du client pour un produit, y compris les exigences de qualité, sont discutées en détail lors de la réunion de lancement du projet. Les procédures d'inspection du produit ou de la pièce sont créées à partir d'essais sur échantillons. Ces procédures sont élaborées par l'ingénieur produit, l'usine et vous, le client. Le partenaire de fabrication signe la procédure d'inspection, de même que l'usine.
Le plan de qualité prévoit des audits des fournisseurs pour s'assurer qu'ils respectent les normes de votre fabricant sous contrat. Cet audit examine minutieusement l'équipement, les matériaux, les processus et la gestion des clés de l'usine.
Votre fabricant sous contrat confirmera également que les fournisseurs peuvent produire des biens conformes aux spécifications et aux normes exactes élaborées pour le produit spécifique. Enfin, votre CM effectuera une inspection de la qualité au niveau du lot de chaque série de production de chaque produit avant qu'il ne soit chargé sur un conteneur pour l'expédition. Il est à espérer que votre CM dispose de ses propres inspecteurs de la qualité qui rencontrent le lot de production au fur et à mesure de son achèvement et confirment les données de contrôle de la qualité telles qu'elles sont décrites dans votre plan de qualité.
Le PPAP est réalisé à l'aide de pièces de production construites selon les spécifications, représentant les pièces réelles à livrer. Au cours de ce processus, le fabricant prélève un nombre spécifique de pièces d'un cycle de production et les teste par rapport aux spécifications du client. Lorsque le PPAP est approuvé par le client, le processus de fabrication est défini et le produit est fabriqué selon le processus.
Si vous ne comprenez pas un élément de votre plan de qualité, posez des questions jusqu'à ce que vous obteniez des réponses.
Imaginons que vous receviez une livraison contenant des pièces défectueuses ou endommagées. Quelles sont les mesures à prendre pour trouver une solution ? Il est évident que vous allez appeler votre représentant du service clientèle, mais avant cela, assurez-vous d'avoir les documents dont il aura besoin pour commencer à résoudre le problème. Il entamera probablement avec vous la procédure d'autorisation de retour de marchandise (RMA).
Commençons par le commencement : Expliquez à votre fournisseur la nature exacte du problème. Fournissez les détails les plus précis sur les défauts que vous constatez. Quand le défaut a-t-il été découvert ? Le problème semble-t-il lié à la production ou les marchandises ont-elles été endommagées pendant le transport ? Donnez autant d'informations que possible. Prenez des photos des marchandises défectueuses/endommagées pour vos dossiers et pour votre fournisseur. Autres informations pertinentes à inclure dans ce premier contact :
Conseil de pro : organisez-vous ! Créez un formulaire normalisé d'information sur les problèmes de qualité pour votre entreprise. Incluez toutes les informations dont votre fournisseur aura besoin pour ce problème de qualité et pour tout autre problème ultérieur. Non seulement ce document vous aidera à suivre les problèmes de qualité, mais votre fournisseur obtiendra les informations dont il a besoin rapidement et efficacement.
Le temps est un facteur essentiel. Dès que vous avez découvert votre problème de qualité et rassemblé les informations nécessaires, alertez immédiatement votre fournisseur. Plus vite il sera informé du problème, plus vite il pourra le résoudre. Même si vous vous empressez d'informer votre fournisseur, ne vous attendez pas à une solution rapide. Fournissez-lui toutes les informations nécessaires et soyez patient.
Assurez-vous que tous les services concernés (en interne et en externe) sont au courant des problèmes que vous rencontrez afin d'éviter qu'ils ne s'étendent. Par exemple, si un seul lot de marchandises est défectueux, la logistique doit savoir qu'il faut suspendre les expéditions de cet article en provenance de l'usine, ainsi que de votre entrepôt national, jusqu'à ce que les contrôles de qualité soient terminés.
Oui, il incombe au fournisseur de résoudre le problème, mais avez-vous une idée qui pourrait contribuer à trouver une solution ? Exprimez-vous. Parfois, l'avantage de la distance permet d'avoir un point de vue différent sur la résolution des problèmes, en particulier lorsque vous connaissez bien le produit. Essayez de garder l'esprit ouvert lorsque vous cherchez une solution, tout en comprenant qu'il peut y avoir des limites à ce qui peut être fait. Là encore, la patience est essentielle.
Les surprises peuvent être amusantes, mais les problèmes de qualité n'entrent pas dans cette catégorie. En suivant les étapes que nous venons de décrire, vous serez en mesure de gérer les détails de vos problèmes de qualité des produits avec perspective et, espérons-le, un minimum de stress.
Cliquez sur le lien ci-dessous pour télécharger notre liste de contrôle gratuite qui vous indique les informations dont vous avez besoin pour résoudre les problèmes de qualité avec votre fournisseur :